Les refus d'accorder une autorisation spéciale d'absence pour assister à une réunion syndicale, un congé de formation syndical, ou d'autoriser la tenue d'une heure mensuelle d'information syndicale, sont des décisions qui refusent un avantage dont l'attribution constitue un droit pour les personnes qui remplissent les conditions légales, et, à ce titre, doivent obligatoirement être motivées, conformément au code des relations entre le public et l'administration (article L211-2), et à la circulaire du Premier ministre(1) relative à la motivation des actes administratifs du 28 septembre 1987 (Annexe VII)...

Selon la circulaire citée en référence, « la motivation doit être écrite, claire et précise.

La motivation doit être écrite et comporter l'énoncé des considérations de fait et de droit qui constituent le fondement de la décision. Elle ne peut se borner à citer le texte appliqué. Elle ne saurait davantage se référer sans plus de précisions aux « circonstances de temps et de lieu ». Sont également proscrites les formulations obscures et vagues, les déclarations d'intention, les polémiques, les promesses et les expressions de regrets. La simple référence aux lois et règlements en vigueur, même assortie de formules telles que « il y a lieu de... » ou « il est apparu qu'il convenait de... », doit notamment être exclue.

De même, il ne suffit pas, pour rejeter une demande, de déclarer que les conditions définies par les textes ne sont pas remplies : encore faut-il indiquer sur quel point et en quoi elles ne le sont pas.

N'est pas non plus suffisant un motif par lequel l'auteur de l'acte se borne à reproduire ou à paraphraser la règle applicable sans indiquer comment et pourquoi cette règle conduit, au cas particulier, à la décision qui suit. »

Concernant le congé de formation syndicale (2), en plus du fait que le refus doit être motivé et communiqué au plus tard le quinzième jour qui précède le début du stage ou de la session - sinon il est réputé accordé - (article 3 du décret n°84-474 du 15 juin 1984 relatif à l'attribution aux agents de l'Etat du congé pour la formation syndicale), les décisions qui rejettent des demandes de congé de fonctionnaires doivent être communiquées avec leurs motifs à la commission administrative paritaire au cours de la réunion qui suit l'intervention de ces décisions (voir 2ème alinéa de l'article 4 du décret n°84-474).

En conclusion, les refus sont possibles mais dans des conditions parfaitement encadrées par les textes. Donc, il faut exiger que l'Administration applique la réglementation en la matière !

(1) La circulaire du 28 septembre 1987 est toujours applicable aujourd'hui dans la mesure où, conformément à l'article 1  du décret n° 2008-1281 du 8 décembre 2008, relatif aux conditions de publication des instructions et circulaires, « Une circulaire ou une instruction qui ne figure pas sur le site mentionné au précédent alinéa n'est pas applicable. Les services ne peuvent en aucun cas s'en prévaloir à l'égard des administrés ». Donc, toute circulaire présente sur le site est applicable. 

(2) Voir décision du Conseil d'Etat n°314265 qui se résume ainsi :
"Le congé pour formation syndicale, auquel les fonctionnaires ont droit en vertu de l'article 21 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, ne peut être refusé que pour un motif s'y opposant tiré des nécessités du service. La décision d'un maire refusant d'accorder à un agent employé au sein d'une école maternelle un tel congé en dehors des périodes de vacances scolaires, qui ne précise pas en quoi les nécessités de service pendant ces périodes justifieraient un refus, porte atteinte à l'exercice de ses droits syndicaux par cet agent et se trouve par suite entachée d'illégalité."